הפקת אירועי חברה מוצלחים היא משימה מורכבת. גם אירועים מתוכננים היטב עלולים להיתקל בקשיים אם לא שמים לב לפרטים חשובים. טעויות נפוצות עלולות לפגוע בחוויית המשתתפים, במוטיבציה של העובדים ולפגום במותג המעסיק. להלן הסבר על הטעויות הנפוצות ואיך להימנע מהן.
- חוסר תכנון מוקדם
טעות: יציאה לאירוע בלי לוח זמנים מסודר, הגדרת מטרות ברורה ובחירת פעילויות מותאמות.
איך להימנע:
- הגדירו מטרות ברורות לאירוע (גיבוש, מוטיבציה, חיבור לצוות, חיזוק ערכים ארגוניים).
- תכננו לוח זמנים מפורט כולל פעילויות, הפסקות, אוכל והגעה למקום.
- קבעו תקציב מראש כדי למנוע הפתעות כלכליות.
- בחירת מקום לא מתאים
טעות: מקום שאינו מותאם לגודל הצוות, לא נגיש או חסר תשתיות בסיסיות.
איך להימנע:
- ודאו שהמקום מתאים למספר המשתתפים ולסוג הפעילויות.
- בדקו נגישות, חנייה, שירותים ומיזוג/חימום.
- אם מדובר בפעילות חיצונית, בדקו תנאי מזג אוויר והיערכות למקרה של שינויי מזג.
- חוסר התאמה בין פעילויות למשתתפים
טעות: הפעלת פעילויות שלא מתאימות לרמת האנרגיה, גיל או תחומי עניין של העובדים.
איך להימנע:
- הכירו את הצוות מראש: גיל, כושר גופני, העדפות ורגישויות.
- שילוב פעילויות מגוונות – אתגר פיזי, יצירה, הפעלות חווייתיות.
- אפשרו אפשרויות בחירה או חלוקה לקבוצות לפי תחומי עניין.
- זניחת חוויית האוכל והקולינריה
טעות: מזון בלתי איכותי או הפעלות קולינריות לא מתוכננות.
איך להימנע:
- השקיעו באוכל איכותי, מגוון ומותאם לתפריט העובדים (כשרות, אלרגיות, העדפות).
- הפעלות קולינריות – סדנאות בישול או טעימות – משדרגות את החוויה ומגבשות צוות.
- חוסר תקשורת והכוונה במהלך האירוע
טעות: עובדים לא יודעים מה מצופה מהם, כללי המשחק אינם ברורים או שאין ליווי מקצועי.
איך להימנע:
- ספקו הסברים ברורים לכל פעילות.
- מנו צוותי הדרכה או מנחים מקצועיים.
- ודאו שיש אבטחה לוגיסטית וסיוע לכל משתתף במידת הצורך.
- אי שילוב ערכים ארגוניים
טעות: אירוע מהנה אך ללא חיבור לערכים ולתרבות החברה.
איך להימנע:
- תכננו פעילויות הממחישות ערכים: שיתוף פעולה, קיימות, חדשנות.
- שלבו מסרים או סדנאות שמדגישות את התרבות הארגונית.
- הקפידו שכל פעילות תואמת את מטרות הארגון.
- חוסר הערכה ומשוב
טעות: לא מתבצע משוב מהעובדים, והפקת לקחים לא נלמדים.
איך להימנע:
- בסיום האירוע אספו משוב מהעובדים באמצעות שאלונים או סקרים קצרים.
- העריכו את ההשפעה על מוטיבציה, שביעות רצון ופרודוקטיביות.
- השתמשו במידע לשיפור אירועים עתידיים.
- תזמון לא מתאים
טעות: תזמון האירוע בזמן שיא עבודה או בסוף יום עבודה ארוך.
איך להימנע:
- תכננו את האירוע בזמן נוח, בין אם במהלך יום עבודה מוקדם או חופשה קצרה.
- ודאו שהמשתתפים יכולים להגיע בלי לחץ וליהנות מהחוויה במלואה.
- חוסר גמישות
טעות: תסריט נוקשה שאינו מותאם לשינויים בזמן אמת.
איך להימנע:
- הכינו תוכנית חלופית למזג אוויר או עיכובים לוגיסטיים.
- אפשרו גמישות בבחירת פעילויות לפי מצב הרוח, אנרגיה וקצב הצוות.
- התעלמות מהשפעת האירוע על המותג
טעות: לא משתמשים באירוע לחיזוק המותג המעסיק.
איך להימנע:
- תעדו את האירוע בסרטונים ותמונות לפרסום פנימי וחיצוני.
- שילוב לוגו החברה, צבעים ועיצוב מותאם מחזק את זהות המותג.
- הדגישו את השקעת הארגון בעובדים ובתרבות הארגונית.